今回はテレワークの大敵である「ハンコ処理」についてです。
この動画を見ることによって、ムダなオフィス出社を強いられることがなくなります。
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緊急事態宣言の最中、ハンコのために会社へ・・・
コロナの期間中の報道でわかったことですが、日本社会は想像以上にIT化できていないことが明らかになりました。
実際、東京都も感染者数のデータ集計作業にFAX使っていたりと、企業にテレワークを推進しておきながら全くできていないという、笑えない状態だったこともわかりました。
さて、緊急事態宣言中にテレワークを行っている企業でも、時折出社を強いられるということが取り沙汰されました。 その理由が「ハンコ押さないといけないから」です。
ハンコの本質的機能は「最終的な稟議承認意思」で、代替手段は色々とあるわけですが、未だにハンコを唯一無二な絶対的存在としているのは滑稽ですらあります。
安全・迅速・確実に稟議承認を完了する方法
効率的にハンコ処理を回避し、安全・迅速・確実に稟議承認を完了する方法はないのでしょうか。
そこで私が提案したいのは、iPadとAppleペンシルでサインを残すことです。
- 稟議書類をPDFに書き出す
- 承認者がiPadとAppleペンシルで署名欄にサイン
- サイン済みデータをPDFに書き出す
これでOKではないでしょうか？
サインは海外ではハンコに相当するエビデンスです。実際に日常的に使っているクレジットカードは、サインで取引されています。
デジタルオンリーでは抵抗ある組織でも、これだったら取り入れやすいのではないでしょうか？
ただし誤ったデジタル化に注意…
なお「オンラインで捺印する」方法もありますが、ムダなソリューションの気がしてならないので、私はあまりおすすめしません。
このようにテレワークは特定のツールを導入することではなく、アイデアとコンセンサスが生きれば、うまく解決することができます。
こういったアプローチが自社だけで思いつかない場合は、テレワーク推進セーターやテレワーク導入支援する企業からサポートを受けることもできます。
当社でもテレワークにおけるルール策定やマネージメントのコンサルをやっていたりしますので、興味ある方は動画の下の欄をチェックしてみてください。
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