【テレワーク / 三密回避】「ハンコ押すために出社」は不要
[Remote Work / Avoiding the Three Cs] No Need to Go to the Office Just to Stamp a Hanko Seal
今回はテレワークの大敵である「ハンコ処理」についてです。
この動画を見ることによって、ムダなオフィス出社を強いられることがなくなります。
動画で内容をチェック
↓動画で全部お話ししています。動画で内容をチェックされたい方はこちらからどうぞ。
緊急事態宣言の最中、ハンコのために会社へ・・・
コロナの期間中の報道でわかったことですが、日本社会は想像以上にIT化できていないことが明らかになりました。
実際、東京都も感染者数のデータ集計作業にFAX使っていたりと、企業にテレワークを推進しておきながら全くできていないという、笑えない状態だったこともわかりました。
さて、緊急事態宣言中にテレワークを行っている企業でも、時折出社を強いられるということが取り沙汰されました。 その理由が「ハンコ押さないといけないから」です。
ハンコの本質的機能は「最終的な稟議承認意思」で、代替手段は色々とあるわけですが、未だにハンコを唯一無二な絶対的存在としているのは滑稽ですらあります。
安全・迅速・確実に稟議承認を完了する方法
効率的にハンコ処理を回避し、安全・迅速・確実に稟議承認を完了する方法はないのでしょうか。
そこで私が提案したいのは、iPadとAppleペンシルでサインを残すことです。
- 稟議書類をPDFに書き出す
- 承認者がiPadとAppleペンシルで署名欄にサイン
- サイン済みデータをPDFに書き出す
これでOKではないでしょうか？
サインは海外ではハンコに相当するエビデンスです。実際に日常的に使っているクレジットカードは、サインで取引されています。
デジタルオンリーでは抵抗ある組織でも、これだったら取り入れやすいのではないでしょうか？
ただし誤ったデジタル化に注意…
なお「オンラインで捺印する」方法もありますが、ムダなソリューションの気がしてならないので、私はあまりおすすめしません。
このようにテレワークは特定のツールを導入することではなく、アイデアとコンセンサスが生きれば、うまく解決することができます。
こういったアプローチが自社だけで思いつかない場合は、テレワーク推進セーターやテレワーク導入支援する企業からサポートを受けることもできます。
当社でもテレワークにおけるルール策定やマネージメントのコンサルをやっていたりしますので、興味ある方は動画の下の欄をチェックしてみてください。
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This time, I'm talking about “hanko processing,” the stamping of personal seals, a major enemy of remote work.
Watch this video, and you'll no longer be forced into pointless trips to the office.
Watch the Video for the Details
↓ I cover everything in the video. If you'd like to watch it, start here.
Going to the Office for a Seal During a State of Emergency…
One thing the news coverage during COVID made clear is that Japanese society is far less digitized than anyone imagined.
In fact, it emerged that the Tokyo Metropolitan Government was using fax machines to tally infection data: a situation that was no laughing matter, urging companies to adopt remote work while being completely unable to do so itself.
Meanwhile, it was reported that even at companies working remotely during the state of emergency, people were sometimes forced to come into the office. The reason: “because I have to stamp a seal.”
The essential function of a seal is to signal “final intent to approve” an internal request, and there are all sorts of alternatives, yet still treating the seal as something unique and absolute is downright comical.
How to Complete Internal Approvals Safely, Quickly, and Reliably
Is there a way to efficiently avoid seal-stamping procedures and complete internal approvals safely, quickly, and reliably?
My proposal is to leave a signature using an iPad and Apple Pencil.
- Export the approval documents as a PDF
- Have the approver sign the signature field with an iPad and Apple Pencil
- Export the signed data as a PDF
Wouldn't that do the job?
Overseas, a signature is evidence on par with a seal. In fact, the credit cards we use every day are transacted with signatures.
Even organizations wary of going fully digital might find this easier to adopt, don't you think?
But Beware of Misguided Digitization…
There are also ways to “stamp a seal online,” but I can't shake the feeling that it's a pointless solution, so I don't really recommend it.
As this shows, remote work isn't about introducing a particular tool; when ideas and consensus come alive, problems can be solved well.
If your company can't come up with approaches like this on its own, you can also get support from a remote work promotion center or a company that helps businesses adopt remote work.
We also provide consulting on remote work rules and management, so if you're interested, check the section below the video.
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