2020年以降企業が生き延びるために変えるべき3つのこと

最近は本当に自然災害が私たちを襲いますよね。

何事もなければいいのですが、ダメージを受けている会社やご家庭もあることでしょう。復帰するのも楽ではないはずです。

そして、「こんな大規模な災害はそうそうないだろう」・・・と、安心できそうにないのが厄介なところです。

そこで、私たちは来たるべき災害の被害を最小化するには、普段から何を準備をしておけばよいのでしょうか?

今回はこの件を取り上げたいと思います。

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結論から言うと「アナログを省いて、コスパを追求する」というのが一番ではないかと思います。

アナログの徹底的な排除

あなたはノマドワーカーをご存知でしょうか?

極論、モバイルデバイス(ノートPC、ipadなど)とWiFiがあれば、世界中のどこでも仕事ができるワークスタイル(ライフスタイル)をとって働いているフリーランスのことです。

こういうと、「うちはIT関連じゃないから、それは通用しない!」と思われた方、私が主張したいのはそこではありません。

大事なのは、「事業に必要なインフラはミニマムかつ機動性の高い状態にする」というところです。

そして、これらは立ち直りの早さに直結します。

書類の山に埋もれながらデスクワークを行うよりも、モバイルデバイスとWiFiとクラウドがあれば、ミニマムなインフラで機動性の高い仕事が行うことができると思いませんか?

本当に大事な書類は貸金庫へ

「そうはいっても紙は大事!」と仰る方もいると思います。

その場合は「本当に大事な書類はどれだけあるのか?」「どのような保管をしておくのが有益なのか」というのを、問いかけてみて下さい。

ほとんどの書類もメモも、大事にいつまでも保管しておく必要はないので、「書き終えたらスキャンかスマホで撮る」などしてシュレッダー行きでいいはずです。

そのレベルのデータは、最初からPCやタブレットで生成しておいたほうがいいでしょう。

重要度マックスの公的書類や社員から預かっている書類は、社内に置くのではなく、貸し金庫に保管すべきだと思います。

また印鑑や契約書などは「クラウドサイン」などに代替できますので、管理が面倒で手間のかかる印鑑や書類をいつまでも使うのではなく、できるだけデジタル移行しておくほうが、安全で効率的です。

貸し金庫に預けておいたデータを参照できるようにするためにも、デジタルアーカイブ化しておくと良いですね。

PCをやめてiPad(タブレット)にする

クリエイター職でもない限り、スペックの高さが勝負のPCは不要ですね。

ほとんどのデスクワーク職は、タブレット(iPad)で十二分事足ります。

画面は大きいですし、キーボードも付けられますし、ペンシルで手書きノート的な使い方もできます。そして、軽い。

手書きノート的機能は、会議室のモニタにも写せばホワイトボードの代わりになりますし、オンラインミーティングでも画面共有することができます。

※その他にもPCよりiPadを仕事で使うメリットは多数ありますので、以下の記事を参照してみて下さい。

PCはオワコン。中小企業はさっさとiPadシフトで生産性アップ!

10月 23, 2019

ISMSやPマークがビジネスの足かせになっていないか見直す

今から10年以上前に、ビジネスでテクノロジーやネットの活用が本格化した時期に、個人情報流出が相次いだことを受けて、個人情報保護法の遵守やそれを証明する資格を取得した企業が増えました。

しかし、今はクラウドやビッグデータ活用が企業の機動性を上げ、成長に大きく関わってきている時代です。

ISMSやPマークはあくまでも「私たちは情報管理に気を使っています」という信頼性の証明の一つに過ぎず、利益に直結するわけではありません。

その一方で、それらの資格を取得すると業務の進め方が大きく制限され、クラウドやビッグデータ活用によりメリットを享受できなくなる可能性があります。

ISMSやPマークを取っているから、業務の機動性が落ちるというのは本末転倒です。

情報管理の規制があなたのビジネスの生産性を下げているか、不要な投資が必要で重荷になっていないか、入念に検討してみましょう。

まとめ

  • アナログの徹底的な排除
  • 本当に大事な書類は貸金庫へ
  • ISMSやPマークがビジネスの足かせになっていないか見直す

これだけに限らず、これまでの慣習や当たり前のように行っていた作業を捨て去ることにより、生産性を向上させられる機会は多くあるでしょう。

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