2020年以降企業が生き延びるために変えるべき３つのこと
3 Things Companies Should Change to Survive From 2020 Onward
最近は本当に自然災害が私たちを襲いますよね。
何事もなければいいのですが、ダメージを受けている会社やご家庭もあることでしょう。復帰するのも楽ではないはずです。
そして、「こんな大規模な災害はそうそうないだろう」・・・と、安心できそうにないのが厄介なところです。
そこで、私たちは来たるべき災害の被害を最小化するには、普段から何を準備をしておけばよいのでしょうか？
今回はこの件を取り上げたいと思います。
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結論から言うと「アナログを省いて、コスパを追求する」というのが一番ではないかと思います。
アナログの徹底的な排除
あなたはノマドワーカーをご存知でしょうか？
極論、モバイルデバイス（ノートPC、ipadなど）とWiFiがあれば、世界中のどこでも仕事ができるワークスタイル（ライフスタイル）をとって働いているフリーランスのことです。
こういうと、「うちはIT関連じゃないから、それは通用しない！」と思われた方、私が主張したいのはそこではありません。
大事なのは、「事業に必要なインフラはミニマムかつ機動性の高い状態にする」というところです。
そして、これらは立ち直りの早さに直結します。
書類の山に埋もれながらデスクワークを行うよりも、モバイルデバイスとWiFiとクラウドがあれば、ミニマムなインフラで機動性の高い仕事が行うことができると思いませんか？
本当に大事な書類は貸金庫へ
「そうはいっても紙は大事！」と仰る方もいると思います。
その場合は「本当に大事な書類はどれだけあるのか？」「どのような保管をしておくのが有益なのか」というのを、問いかけてみて下さい。
ほとんどの書類もメモも、大事にいつまでも保管しておく必要はないので、「書き終えたらスキャンかスマホで撮る」などしてシュレッダー行きでいいはずです。
そのレベルのデータは、最初からPCやタブレットで生成しておいたほうがいいでしょう。
重要度マックスの公的書類や社員から預かっている書類は、社内に置くのではなく、貸し金庫に保管すべきだと思います。
また印鑑や契約書などは「クラウドサイン」などに代替できますので、管理が面倒で手間のかかる印鑑や書類をいつまでも使うのではなく、できるだけデジタル移行しておくほうが、安全で効率的です。
貸し金庫に預けておいたデータを参照できるようにするためにも、デジタルアーカイブ化しておくと良いですね。
PCをやめてiPad（タブレット）にする
クリエイター職でもない限り、スペックの高さが勝負のPCは不要ですね。
ほとんどのデスクワーク職は、タブレット（iPad）で十二分事足ります。
画面は大きいですし、キーボードも付けられますし、ペンシルで手書きノート的な使い方もできます。そして、軽い。
手書きノート的機能は、会議室のモニタにも写せばホワイトボードの代わりになりますし、オンラインミーティングでも画面共有することができます。
※その他にもPCよりiPadを仕事で使うメリットは多数ありますので、以下の記事を参照してみて下さい。
ISMSやPマークがビジネスの足かせになっていないか見直す
今から10年以上前に、ビジネスでテクノロジーやネットの活用が本格化した時期に、個人情報流出が相次いだことを受けて、個人情報保護法の遵守やそれを証明する資格を取得した企業が増えました。
しかし、今はクラウドやビッグデータ活用が企業の機動性を上げ、成長に大きく関わってきている時代です。
ISMSやPマークはあくまでも「私たちは情報管理に気を使っています」という信頼性の証明の一つに過ぎず、利益に直結するわけではありません。
その一方で、それらの資格を取得すると業務の進め方が大きく制限され、クラウドやビッグデータ活用によりメリットを享受できなくなる可能性があります。
ISMSやPマークを取っているから、業務の機動性が落ちるというのは本末転倒です。
情報管理の規制があなたのビジネスの生産性を下げているか、不要な投資が必要で重荷になっていないか、入念に検討してみましょう。
まとめ
- アナログの徹底的な排除
- 本当に大事な書類は貸金庫へ
- ISMSやPマークがビジネスの足かせになっていないか見直す
これだけに限らず、これまでの慣習や当たり前のように行っていた作業を捨て去ることにより、生産性を向上させられる機会は多くあるでしょう。
Natural disasters really do hit us a lot these days.
It would be nice if nothing happened, but some companies and households have surely been damaged. Recovering can't be easy.
And the troublesome part is that we can't rest easy thinking, "A disaster this large won't happen again any time soon."
So what should we prepare in ordinary times to minimize the damage from disasters yet to come?
That is the topic I want to take up this time.
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↓ I talk through everything in the video. If you'd prefer to watch, you can find it here.
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To give the conclusion first, I think the best approach is to "cut out the analog and pursue cost-effectiveness."
Thoroughly eliminate the analog
Do you know what a nomad worker is?
To put it in extreme terms, it is a freelancer who works with a work style (lifestyle) that lets them work anywhere in the world as long as they have a mobile device (laptop, iPad, etc.) and Wi-Fi.
When I put it that way, some of you may think, "We're not in IT, so that doesn't apply to us!" But that is not my point.
What matters is "keeping the infrastructure your business needs minimal and highly mobile."
And this directly affects how quickly you can recover.
Rather than doing desk work buried in mountains of paperwork, don't you think that with a mobile device, Wi-Fi, and the cloud you can do highly mobile work on minimal infrastructure?
Put truly important documents in a safe-deposit box
Some of you may say, "Even so, paper is important!"
In that case, ask yourself, "How many truly important documents are there?" and "What kind of storage is actually useful?"
Most documents and notes don't need to be kept forever, so you should be able to "scan them or take a photo with your phone once you've finished writing" and send them to the shredder.
Data at that level is better created on a PC or tablet from the start.
I believe official documents of the highest importance and documents entrusted to you by employees should be kept in a safe-deposit box rather than in the office.
Also, seals (hanko) and contracts can be replaced with services such as "CloudSign," so rather than continuing to use seals and documents that are troublesome and time-consuming to manage, it is safer and more efficient to move to digital as much as possible.
It is also a good idea to create a digital archive so that you can refer to the data you have stored in the safe-deposit box.
Switch from a PC to an iPad (tablet)
Unless you work in a creative role, you don't need a PC whose selling point is high specs.
For most desk jobs, a tablet (iPad) is more than enough.
The screen is large, you can attach a keyboard, and you can use a pencil like a handwritten notebook. And it is light.
The handwritten-notebook function can replace a whiteboard if you project it onto the meeting room monitor, and you can also share your screen in online meetings.
*There are many other advantages to using an iPad rather than a PC for work, so please refer to the following article.
Review whether ISMS or the Privacy Mark is holding your business back
More than ten years ago, when the use of technology and the internet in business took off in earnest, a series of personal data leaks led more companies to comply with the Act on the Protection of Personal Information and obtain certifications proving it.
But now we are in an era where the use of the cloud and big data raises companies' mobility and plays a major role in their growth.
ISMS and the Privacy Mark are merely one proof of trustworthiness — "we take care with information management" — and they do not directly lead to profit.
On the other hand, obtaining these certifications greatly restricts how work is done, and you may become unable to enjoy the benefits of using the cloud and big data.
Losing operational mobility because you hold ISMS or the Privacy Mark is putting the cart before the horse.
Let's carefully examine whether information management regulations are lowering your business's productivity, or whether they require unnecessary investment and have become a burden.
Summary
- Thoroughly eliminate the analog
- Put truly important documents in a safe-deposit box
- Review whether ISMS or the Privacy Mark is holding your business back
Beyond these points, there are probably many opportunities to improve productivity by discarding past customs and tasks you have done as a matter of course.