【作業効率化】WEBページの制作や修正の依頼はビジネスチャット&ドキュメントor動画で行なうのが一番

株式会社アシッドハウス芦田 哲也です。

WEBサイトを持っている中小企業経営者の方からこんな質問を受けることがあります。

中小企業経営者
長期出張時にWEBページの制作や修正を社内と外部のスタッフにやってもらったのだが、メールや電話で伝えたことが伝わっていなくて、全然違うものが出来上がっていたりする。

時間も労力もお金もムダなので、うまくやる方法はないだろうか?

この記事はそんな疑問をお持ちの方にお役に立てるでしょう。

電話とメールを使わない

昨今はビジネスでメールや電話を使うデメリットが取り沙汰されていますが、WEB関連の業務でも例外ではありません。

電話のデメリット
  • 相手の時間を強制的に奪う(作業効率ダウン)
  • 要望を効率よく汲み取れない(言わば、道聞きとGoogleマップぐらいの差があります)
  • エビデンスが残らない(電話の内容をメールに書き起こすみたいなことが発生する)
  • 修正点がテキストの場合、コピーアンドペーストができない
メールのデメリット
  • 他のメールに埋もれる
  • 操作の手数が多く使い勝手が悪い
  • 効率悪い慣習(「〇〇さん」「お疲れ様です、△△です」という文面で始めないといけない、件名を変えてはいけない・・・etc)
  • 長文を書いても許容される慣習
  • スパムメールに振り回される

要はどちらもムダが多いということですね。

特に電話は聴覚のみでのコミュニケーションしか行えず、視覚メインのWEBと相反するので使うべきではありません

ビジネスチャットツールをベースにしましょう

ベースコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットソフトを使いましょう。

ビジネスチャットツールは、ChatworkやIT系企業では馴染みのあるSlackが有名ですが、Slackは直感的でないところもあるので、Chatworkをおすすめします。

実際、私も現在契約させていただいているクライアントが数社あり、WEBのコンサルや運用代行を行なっていますが、Chatworkで数行のテキストで完結しています。

もちろん1日に何回もチャットを送ることは稀ですし、電話を利用することは皆無です。

※Chatworkの特徴や活用法については、以下の動画がわかりやすいです。

チャットと併用して「目でわかる資料」を

前述の通りWEBは視覚メインのメディアですので、制作や修正依頼は「目でみてすぐ分かる」ようにしたほうがよいです。

目でわかる資料としては、以下があります(チャットで平文で伝わるものを除きます)

  • ドキュメント:依頼内容をスライドなどのドキュメントにまとめて送る。
  • 画面収録動画:依頼内容をPCの操作と口頭で画面収録し、mp4などの動画ファイルにまとめて送る。

それぞれ説明していきます。

ドキュメントにまとめる方法

WEBサイトの画面キャプチャをして、スライドに貼り付けて依頼をまとめます。

ドキュメント作成するのに使うのはGoogleスライドがよいですね。KeynoteやPowerPointでもPDFに書き出してもいいですが、Googleスライドのほうがおすすめです。

OSに依存せず使えますし、必要に応じてフィードバックを書き込めるのと、やり取りが複数回になった時に「どのファイルが正なのか」ということを考えずに済むからです

PCの画面キャプチャはGoogle Chromeなら標準で機能が付いていますアドオンを使ってもOKです。

スマホのWEBサイトの画面キャプチャは以下の動画で解説しています。

もしファーストビューだけでOKなら物理ボタン押す感じでできますね。

補足
スマホのWEBページの表示確認は、ブラウザのスマホシュミレーション機能ではなく必ずスマホ本体で行なってください。 差異が発生することが多いのですが、エンドユーザーが見える状態が「正」です。

画面を動画で収録する方法

Macなら標準搭載のQuick Time、WindowsならをWondershare Filmora Scrnを使えばOKです。

映像を見ただけではわからない場合は、音声が重要な情報になるので、できるだけ音声が聞き取れるようにして収録してください。

またスマホのWEBは、前述のQuick Time、Wondershare Filmora Scrnを使えばPCに画面表示して録画することができます。

補足
テキストの差し替え等の修正依頼の場合は、改めて打ち直す必要がないように、チャットで平文を送るか別途ドキュメントを用意するのが親切です。

相手と話したい場合はZoomの録画機能を活用

「外出先・出張先からやはり打ち合わせに近い形でやりたい」という場合はZoomを使うのがおすすめです。

Zoomには画面共有機能と録画機能があるので、MTGをしながら画面収録を行えます。

補足
Zoomにチャット機能がありますが、こちらはMTG終了時に消えてしまうので避けたほうがいいです。MTG時でもチャットはChatworkを使うようにしましょう。

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