【必要最低限】ネットがあるならどこでも仕事を可能にするツール【ノマド経験者の情報】

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株式会社アシッドハウス芦田 哲也です。

中小企業経営者の中には発想力を磨くために、オフィスに閉じこもらずプライベートオフィスで仕事をしたり、頻繁に外出をしている方もいるかもしれません。

しかし、従業員や外部パートナーの方とスムーズなコミュニケーションや情報共有する上で、改善の余地を感じられている場合もあるかと思います。

今回の記事は、そんな方に必須のツールをできるだけ絞ってご紹介します。

※ご要望が多そうであれば、ツールのレビューも別記事で詳細にしていきます。

あなたの生産性アップのために、ぜひともお役立てください。

ポイントはクラウドツールを使いこなすこと

ものすごく拍子抜けしますが、結論はこれだけです笑

使用するツールの内訳は以下の通り。

  1. コミュニケーション系
  2. Office・ブレスト系
  3. データストレージ系

詳しくみていきましょう。

コミュニケーション系

コミュニケーション系はざっくり「チャットツール」「ミーティングツール」に分けられます。

チャットツール

メールと違って用件をサクッと送ったり、通知に気づきやすいなど使い勝手がよいメッセージツールです。

タスク管理やチャンネル機能など、業務におけるコミュニケーションをサポートする機能付きで、かゆいところに手が届く感じです。

※ピンとこない場合は、LINEとメールの違いを想像してみてください。

よく使われるのはChatworkSlackです。

>>Chatwork | ビジネスが加速するクラウド会議室

>>その仕事、Slack で。 | Slack

なお個人用とビジネス用という観点で、LINEやFacebookのメッセンジャーは避けたほうが無難です。

ミーティングツール

インターネット上でまるで会議室にいるかのようにミィーティングが行えるツールです。

高画質・高音質のビデオ通話はもちろん、PCの画面共有を大人数で行うことができます。

※チャットもできますが、会議を終了すると消えてしまうので、チャットツールのほうで別個で行ったほうが良いです。

よく使われるのはZoomAppear.inGoogle Hangoutsがありますが、使い勝手、性能、普及度などの面から選択肢はZoom一択ですね。

>>Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing – Zoom

なおコミュニケーション系には他にも「グループウェア(セールスフォース、CRM、マーケティングオートメーション、スケジュール管理など)」も挙げられます。

難易度が高いのと説明にボリュームが必要になるので今回は紹介を割愛しますが、組織と業務プロセスが明確化していて、従業員にツールが浸透していれば有益なツールです。

興味のある方はググってみてください。

Office・ブレスト系

Office系

ワープロ(Word)、表計算・一覧表(エクセル)、プレゼン・図解(PowerPoint)の役割を果たすツールです。

ツールとしては、Googleドキュメント(ドキュメント、スプレッドシート、スライド)、Office365、Apple系(Pages、Numbers、Keynote)がありますが、それぞれ得手不得手があります。

個人的に使った感じだと、関数を使いまくる表計算はExcel、見栄えの良いドキュメントやプレゼン資料を作る場合は、PagesやKeynote、それ以外の場合はGoogleドキュメントを使うとよいかなと思います。

>>Google ドキュメント – オンラインでドキュメントを作成、編集できる無料サービス

補足
Googleドキュメント、ちょっとサービス名称がややこしいのですが、以下の理解でOKかと思います。

  • Googleドキュメント:パッケージの総称(Microsoft Officeに相当)
  • ドキュメント:ワープロ(Wordに相当)
  • スプレッドシート:表計算・一覧化(Excelに相当)
  • スライド:プレゼン・図解・プレゼン(PowerPointに相当)

なお、Office365やApple系はクラウドで利用している人はあまり見受けられないため、使う場合は後述のデータストレージ系と組み合わせて使うのが無難です。

ブレスト系

アイデアをアウトプットさせるためのツールです。

マインドマップ、ホワイトボード、ワイヤーフレームになります。

マインドマップ

全体像の把握、情報の整理、情報どうしの関係性などを一目でわかるようにできるツールです。
XmindMindMeisteriMindMapあたりがポピュラーですね。

私はMindMeisterを使っていて、サービスの全体像、ブログやプレゼンの構成の作成などに活用しています。

>>MindMeister

ホワイトボード

会議室にあるホワイトボードをブラウザやアプリ上で再現したものです。

Whiteboad FoxRealtime BoardLimnuあたりがポピュラーですね。

私は頻繁に使うことはないですが、Whiteboad Foxがいい感じでした。

スマホだと操作するには小さいし、Macだと画面がタッチパネルじゃないのであまり使うメリットがないですが、大きめのタブレットかタッチパネルのWindows PCを持っている人にはいいかもしれませんね。

また、ただの手書きと違って、誰が書いたのかがすぐにわかるのもよいところです。

>>Whiteboard Fox – ホワイトボードファックス – 簡単なオンラインホワイトボード

ワイヤーフレーム

WEBサイトを作成する際に構成要素を盛り込んだ設計図、骨組みを指します。

私が会社員として働いていたときはPowerPointで作成していましたが、今はクラウド上で高品質なワイヤーフレームが作成できるツールが出ています。

>>Online Mockup, Wireframe & UI Prototyping – Moqups

なお話が思いっきりずれるのと、ひっくり返すような感じで申し訳ないのですが、、、、

もしあなたの会社で、社内チームないし外部の制作会社を使ってワイヤーフレームから起こす必要のあるWEB制作を行なっているのであれば、一度そのプロジェクトの進め方を疑ってください。

というのも、今はそれなりに「間違いのない」デザインテンプレートが多く出回っているので、カスタマイズをすることはあれど、必ずしも新たにワイヤーフレームを起こしてサイトを作る必要はないのです

WordPressのテーマはもとより、WixUnbounceInstapageSTUDIOペライチあたりでブラウザ上で制作をしながら構成要素を決める感じで進められてしまいます。

もちろん、開発をそれなりに必要とするWEBサービスを作る新進気鋭のネットベンチャーであればそれはあてはまらないかもしれません。

しかし、これからWEBに取り組むような中小企業では、大体ワイヤーフレームという工程は不要でしょう。

データストレージ系

オンラインでデータ保存と共有が行えるサービスです。

Dropbox、Google Drive、 Boxあたりがポピュラーですね。

私はDropbox、Google Driveの両方を使っています。

データ共有はDropboxでよく行われますので、Dropboxをまず使うと良いでしょう。

>>Dropbox

Google Driveは実はGmailやGoogleドキュメントとデータストレージを共有しているので、GmailやGoogleドキュメントをヘヴィユースしている方は、Google Driveがオススメです。

>>Google ドライブ – 写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド ストレージとバックアップ

セキュリティを気にされる会社や取引先は、Boxがオススメですね。

>>セキュアなファイル共有、ストレージ、コラボレーション | Box JP

なお、特に共有を行わなかったとしても何かしらのデータストレージを使うことをおすすめします。

なぜならデータのバックアップ代わりになる、PCが手元になくてもスマホアプリからデータ参照できるという利便性が得られるからです。

ツールは使い心地も大事

ツールの選ぶポイントの別観点の話になりますが、個人的には使い心地という点も大事だと思います。

例えば、私はコンピュータやインターネット歴はそろそろ20年ぐらいになりますが、MacやiPhoneは使っていて楽しいです。Windowsやandroidは使っていても使い心地がよくない(苦痛さえ感じる)んですよね。

なので、まずは一通り無料版でトライアル的に触ってみて、使い心地を確かめるのが一番です
生産性にも影響するので、使い心地にはこだわったほうが良いかと思います。

しかしツールはツールです

さて、ここまで紹介したようにツールは多数ありますが、正直全部使い倒そうと思わなくて大丈夫です

実は、場合によってはふつうに紙にペンで書いたほうがアイデアが出やすかったり早かったりしますので。

なので、これらのツールをペンで書き殴った紙をスマホで撮ってチャットツールで共有するだけでも十分だったりします。

もちろん大人数で閲覧・編集したり、頻繁なアップデートがあるときは真価を発揮します。
ですが、ツールはあくまでもツール

すべての場面で効率的だとは限らない、ツールに振り回されない、ということも覚えていただけるとありがたいです。

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