株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
この記事を書いているのは2021年2月16日になるのですが、3月7日まで緊急自体宣言中です。
改めてテレワークが求められているわけですが、テレワークをスムーズに行うのは、オンラインツールをいかに効率よく使いこなすかというのが肝です。
しかしながら「使えばかなり便利なのに、全然知られていないし、使われていないツール」が存在します。
そこで、今回は「テレワークで絶対必要なのに、スルーされるツール3選」をご紹介します。
逆にこのツールを使えば、飛躍的に生産性がアップすること間違いなしです。
FireShotを使ってブラウザのスクリーンショットをとる
テレワークにおいて、ブラウザ上でスクリーンショットを行うことは欠かせません。
なぜなら、ビジネスでSaaS（Software as a Service、インターネット経由で提供されるソフトウェア・サービス）が使われることが多いからです。
- エビデンス（購入完了ページ、作業完了ステータス）
- 競合調査（ランディングページなど）
- サイトの表示の把握（サイト更新のチェック）
オフィスや対面でのビジネスを思い出してください。
①について、重要データはこれまでプリントアウトして社内に物理的に保管をしていたかと思います。
しかしテレワークではこれを行えないので、スクリーンショットしてクラウド上に保管することがエビデンスとなるわけです。
②や③は、仕事をすすめる上で、「百聞を一見に如かず」的に内容を確認・調整する必要があった時、見せたい相手を呼んでブラウザを開いたパソコンの画面を相手に向けるか、該当箇所を印刷していたかと思います。
テレワークで同じことをしようとする場合は、
- Zoomなどのオンライン会議での画面共有
- チャットやメールなどで画面キャプチャを添付
をすれば実現できます。
オンライン会議は頻繁には行うことはできないので、チャットやメールなどでスクリーンショットを送って、その内容を参照してもらえばいいというわけです。
キャプチャツールは様々なものがありますが、
- JPG、PDFでも書き出し対応
- 現在表示部分、全体表示部分、選択部分で書き出し対応
- Google Chrome、Firefox対応
- 動作が安定している
- 無料で十二分に使える
といった点で、FireShot（リンク先はChrome用）がおすすめです（私も愛用しています）。
Loomを使って画面を録画する
ZoomなどのオンラインMTGで画面共有することがありますが、Loomを使えば同じように画面（動画）収録してその内容をチャットやメールで送れば生産的なコミュニケーションをとることができます。
前述の「ブラウザの画面キャプチャ」と同じで、「百聞は一見にしかず」「レクチャーよりもピクチャー」をするわけです。
例えば、
- ソフトウェアの使い方を文字ではなく、画面収録して送る
- ソフトウェアのトラブルを画面収録して送る
- プレゼンの練習・本番をそのまま共有する
- 録画型のセミナーをする
といった形で、オフィスで訪問先で「対面じゃないと伝わらないですよね・・・」と勘違いしていたものを解決してくれます。
そして、Loomが素晴らしいのは、
というところにあります。
画面（動画）収録はMACだとQuickTimeというツールでできるのですが、保存先はローカルディスクになるため、ディスク容量を考慮したり、共有するのにいったんどこかのストレージに上げないといけないのが面倒です。
しかし、Loomの場合はクラウド保存が前提で、しかも必要に応じてダウンロードできるのが素晴らしいですね。
※ちなみに収録動画を宅ふぁいる便を使うとか、添付ファイルで送るのは最悪なので絶対にしてはいけませんよｗ
Loomの使い方は↓の動画が日本語でいい感じで説明されています。
有線LANで安定的な通信を確保する
最後はツールと言っていいのかわからないのですが、有線LANです。
「このWiFi時代に、わざわざ有線LANを使うのか？」と思うかもしれませんが、WiFiはオンラインMTGやライブ動画を配信するときはやはり遅くなりますし、動画の編集やアップロードもビジネスとしてふつうにやる時代には、有線LANは安定的にデータの送受信を行うには最適なツールなのです。
また、セキュリティ面でもWiFiより有線LANのほうが安心です。
テレワークが当たり前になると、フリーWiFiを日常的に使うことも多いですが、セキュリティ的にはザルぐらいに考えておいたほうがよいでしょう。
もちろん、有線LANが接続できる場所も限られていますし、いつも有線LANで接続するのも不便でしょうがないのですが、
- 安定したデータ通信
- セキュリティの確保
を重視したいのであれば、有線LAN環境を予め用意するようにしましょう。
なお、最近のノートPCは有線LANポートがありませんが、USBアダプタをつければ実装できます。
またPCだけでなくタブレットやスマートフォンもアダプタをつければ、有線LANで接続することができます。
まとめ
このようにオンラインでコミュニケーションをするのに、必要なツールは揃っているのです。
またテレワークで上記のツールをこれまでに使って来なかった方は、是非積極的に使いこなして快適なテレワークを送ってくださいね。
